各州的规则都一样吗？
Posted: Thu Jan 02, 2025 8:47 am
您应该保存 I-9 表格多长时间？
I-9 表格用于验证员工的身份以及他们是否合法在美国工作，其中包含敏感信息，例如个人的社会安全号码；因此，您不应将这些文件保存超过三年。
如果将 I-9 保留超过三年，则存在安全风险。通过销毁这些表格以及个人工资单相关数据（银行账户信息、信用报告或社保卡复印件），可以降低身份盗窃和员工信息被滥用的风险。
您应该保留 401（k）记录多长时间？
根据《雇员退休收入保障法》，您需要保存退休计划记录至少六年，包括计划运营文件、协议、合规文件和参与通知。
您应该将所有其他工资记录保存多长时间？
每份工资记录都各不相同，在文件柜中的保存期限也不同。以下是工资单文件的保留要求。
招聘记录（招聘后的文件，如工作评估）
平等就业机会委员会执行民权法，打击工作场所歧视，并要求将 贝宁电话号码数据 工作评估保存两年。
瓦格纳说：“这样，如果有心怀不满的员工对公司的歧视行为提起诉讼，你就有公司的基础来为自己辩护。”
作为雇主，您需要记录被解雇员工的行为以及他们在一段时间内受到的评估情况，这样您就可以解释为什么他们被解雇。
除加利福尼亚州、纽约州、伊利诺伊州和华盛顿州外，所有州都遵循与劳工部相同的指导方针。
纽约州的《工资盗窃和预防法案》 要求雇主保存工资记录六年，而不是三年。该法律还要求纽约雇主向新员工提供一份书面工资率通知，其中包括工资率信息、雇主的正式名称、雇主办公室的地址和电话号码以及领取的津贴。
加利福尼亚州 要求企业保留工资记录六年， 伊利诺伊州 要求保留五年。尽管华盛顿州遵循劳工部的指导方针，但它对雇主需要保留的信息有更具体的要求。例如， 华盛顿州 关于工资和人事记录的立法规定，雇主需要“按计件工资支付的每位工人所赚取或生产的单位数”和“当任何一名员工的工作时间被划分为两个或多个类别时，适用于每位工人的风险分类”。
确保您了解您所在州的要求，这样您就不会无意中丢弃您实际上可能仍需要保留的记录。
您如何存储工资记录？
尽管包括工资单在内的许多业务操作都是以电子方式完成的，但在某些方面，纸张仍占主导地位。如果您存储纸质工资记录，请将这些信息保存在带锁的文件柜中。如果您正在寻找一种更环保的方法，您可以扫描一份纸质记录，瓦格纳说。但是，请同时保留重要文件的纸质和数字副本，因为纸质文件可能会被洪水或火灾损坏，而如果您的网络崩溃，数字副本可能会永久丢失。
I-9 表格用于验证员工的身份以及他们是否合法在美国工作，其中包含敏感信息，例如个人的社会安全号码；因此，您不应将这些文件保存超过三年。
如果将 I-9 保留超过三年，则存在安全风险。通过销毁这些表格以及个人工资单相关数据（银行账户信息、信用报告或社保卡复印件），可以降低身份盗窃和员工信息被滥用的风险。
您应该保留 401（k）记录多长时间？
根据《雇员退休收入保障法》，您需要保存退休计划记录至少六年，包括计划运营文件、协议、合规文件和参与通知。
您应该将所有其他工资记录保存多长时间？
每份工资记录都各不相同，在文件柜中的保存期限也不同。以下是工资单文件的保留要求。
招聘记录（招聘后的文件，如工作评估）
平等就业机会委员会执行民权法，打击工作场所歧视，并要求将 贝宁电话号码数据 工作评估保存两年。
瓦格纳说：“这样，如果有心怀不满的员工对公司的歧视行为提起诉讼，你就有公司的基础来为自己辩护。”
作为雇主，您需要记录被解雇员工的行为以及他们在一段时间内受到的评估情况，这样您就可以解释为什么他们被解雇。
除加利福尼亚州、纽约州、伊利诺伊州和华盛顿州外，所有州都遵循与劳工部相同的指导方针。
纽约州的《工资盗窃和预防法案》 要求雇主保存工资记录六年，而不是三年。该法律还要求纽约雇主向新员工提供一份书面工资率通知，其中包括工资率信息、雇主的正式名称、雇主办公室的地址和电话号码以及领取的津贴。
加利福尼亚州 要求企业保留工资记录六年， 伊利诺伊州 要求保留五年。尽管华盛顿州遵循劳工部的指导方针，但它对雇主需要保留的信息有更具体的要求。例如， 华盛顿州 关于工资和人事记录的立法规定，雇主需要“按计件工资支付的每位工人所赚取或生产的单位数”和“当任何一名员工的工作时间被划分为两个或多个类别时，适用于每位工人的风险分类”。
确保您了解您所在州的要求，这样您就不会无意中丢弃您实际上可能仍需要保留的记录。
您如何存储工资记录？
尽管包括工资单在内的许多业务操作都是以电子方式完成的，但在某些方面，纸张仍占主导地位。如果您存储纸质工资记录，请将这些信息保存在带锁的文件柜中。如果您正在寻找一种更环保的方法，您可以扫描一份纸质记录，瓦格纳说。但是，请同时保留重要文件的纸质和数字副本，因为纸质文件可能会被洪水或火灾损坏，而如果您的网络崩溃，数字副本可能会永久丢失。